·      Əməkdaş planlaşdırılan səfərdən 1 (bir) həftə öncə qeydiyyatdan keçməlidir. Bir həftədən gec olunan müraciətlər sistem tərəfindən qəbul edilmir.

·      Azərbaycan Tibb Universiteti Rektorunun adına olan ərizənin word versiyası saytın “Ərizə forması” bölməsindən yükləndikdən sonra elektron formada doldurulmalı, müvafiq bölmələr imzalanmalı və skan edilərək pdf formatında qeydiyyat zamanı sayta yüklənilməlidir. Tam doldurulmamış elektron ərizə forması qəbul edilmir.

·      Rektorun adına ərizədə ATU əməkdaşları üçün kafedra müdirinin imzası mütləqdir. Əgər əməkdaş ATU klinikalarında da fəaliyyət göstərirsə, həmçinin müvafiq klinika direktorunun və şöbə müdirinin iimzası tələb olunur. Yuxarıda göstərilən şəxslərdən biri ərizəni imzalamaqdan imtina etdiyi halda, səbəbini yazılı olaraq universitet rəhbərliyinə bildirməlidir.

·      Dəvət məktubunda səfər edən şəxsin adı və soyadı, tədbirin adı, keçirələcəyi tarix və məkan, iştirak forması əks olunmalıdır. Dəvət məktubu tədbirin rəsmi təşkilatçısı tərəfindən imzalanmış şəkildə göndərilməlidir. Elektron qaydada göndərilən məktublar dəvət edən qurumun rəsmi email ünvanından daxil olmalıdır.

·      Azərbaycan, türk. rus və ingilis dillərində olan rəsmi dəvət məktubunun Azərbaycan dilində tərcüməsi tələb olunmur. Digər dillərdə olan rəsmi dəvət məktubunun tərcüməsi qeydiyyat zamanı sistemə yüklənməlidir. Tərcümə ərizəçi tərəfindən aparıla bilər (notarial qaydada tərcümə və təsdiq tələb olunmur). 

·      Qeydiyyat prosesi uğurla başa çatdığı təqdirdə, qeyd etdiyiniz email ünvanına təsdiq məktubu göndəriləcəkdir.

·      Qeydiyyat zamanı daxil edilən məlumatların və sənədlərin həqiqiliyinə əməkdaş məsuliyyət daşıyır.

·      Azərbaycan Tibb Universiteti səfərlə bağlı heç bir məsuliyyət daşımır.

·      Tədbirdə iştirakla bağlı hesabat [email protected] e-mail ünvanına 7 iş günündən gec olmayaraq təqdim edilməlidir.